Het vinden van vrijwilligers blijft voor veel verenigingen een moeilijke klus en vaak wordt er teruggevallen op dezelfde mensen.

Als er een vacature in de vereniging is, bijvoorbeeld omdat iemand stopt met een functie in het bestuur of een commissie, ga je opzoek naar nieuwe vrijwilligers die het werk kunnen overnemen. Het kan ook zo zijn dat zich nieuwe taken aandienen. Bijvoorbeeld wanneer het bestuur tot de conclusie komt dat de werving en inzet van vrijwilligers in de vereniging beter georganiseerd moet worden en besluit hiervoor een vrijwilligerscoördinator aan te stellen.

In beide gevallen ga je gericht op zoek naar de meest geschikte persoon voor die bepaalde taak of functie. Een succesvolle werving vereist de nodige voorbereiding, waarbij je een aantal stappen moet doorlopen. Deze stappen staan hieronder weergegeven.

1.         Maak een functie-  (of taak) omschrijving

Wat moet de nieuwe functionaris gaan doen? Wat is zijn positie in de vereniging, welke verantwoordelijkheden heeft hij? Over welke kwaliteiten moet hij daarvoor beschikken. Het belangrijkste onderdeel van een functieomschrijving is het takenpakket. Hieronder zijn de functieomschrijvingen aantal functies te downloaden.

2.         Bedenk wat je de nieuwe vrijwilliger te bieden hebt

Wat is er aantrekkelijk aan het vrijwilligerswerk (leuk werk, gezellige mensen om mee samen te werken, onkostenvergoeding, scholing etc)

3.         Kies de juiste wervingsmethode?

Op welke wijze ga je mensen benaderen?

De meeste gebruikte en vaak ook meest effectieve manier van werven is de persoonlijke benadering. Een nadeel van persoonlijke werving kan zijn dat je alleen in de eigen kring van bekenden werft. Hieronder een aantal wervingsmethoden:

A)        Benadering via een contactpersoon.

Schakel contactpersonen in. De persoonlijke benadering werkt over het algemeen goed, echter in een grote vereniging ken je niet alle mensen persoonlijk. Maak daarom gebruik van bijvoorbeeld kaderleden die veel contact hebben met leden of ouders van jeugdleden. Je kunt ook contactouders aanstellen die zelf weer opzoek gaan naar andere ouders die bij bepaalde taken kunnen helpen.

B)        Oproep in clubblad

C)       Oproep op prikbord in kantine of supermarkt

D)       Advertentie in huis aan huis blad

E)        Vragenlijst voor leden en ouders (de ledenkaart, zie bijlagen)

F)        Vacaturebank van vrijwilligerscentrale

G)       Leden bij elkaar roepen:

Wanneer de nood erg hoog is, is het tevens mogelijk om alle leden en ouders van jeugdleden bij elkaar te roepen, middels een noodbrief worden alle betrokkenen bij elkaar geroepen, tijdens een avond wordt uit een gezet met welke te kort aan vrijwilligers de vereniging te kampen heeft. Middels een soort veiling kunnen de vacatures getoond worden en vrijwilligers geworven worden. Een voorbeeld brief is bijgevoegd.